Como preparar a sua empresa para uma auditoria?
Preparar a sua empresa, seja PME ou Grande empresa, para uma auditoria interna ou externa, não tem de ser um bicho de sete cabeças. Desde que saiba o que fazer e por onde começar, poderá transformar a auditoria numa ferramenta valiosa de controlo, melhoria e transparência. Seja uma auditoria financeira ou de qualidade, há um princípio que nunca falha: organização e planeamento são a chave.
Neste artigo, mostramos-lhe como preparar a sua empresa para uma auditoria, com foco em controlos internos, sistemas de informação e compliance, para que tudo corra com rigor – e sem stress.
10 passos essenciais para garantir uma auditoria interna ou externa sem surpresas nem penalizações.
1: Perceber o objetivo da auditoria
Antes de mais, é essencial perceber que a auditoria não serve apenas para encontrar erros ou falhas. Trata-se de uma ferramenta estratégica que avalia a veracidade dos dados e informações, o cumprimento de normas e a eficácia dos processos internos. Seja uma auditoria financeira ou de qualidade ou uma auditoria aos sistemas de informação, o objetivo é sempre o mesmo: garantir transparência, conformidade e credibilidade.
2: Planeamento prévio
Defina o cronograma da auditoria, os responsáveis internos pelas várias áreas e fases da auditoria e os prazos internos, garantindo que tudo o que é necessário está reunido e atualizado dentro dos prazos. É essencial centralizar a informação num único arquivo, preferencialmente digital, e organizá-la por áreas.
3: Organização da documentação financeira e legal
Desenvolver uma Check-list de verificação da documentação financeira e legal e organizar os documentos necessários para garantir eficiência máxima em auditorias. Destacamos aqui alguns dos documentos, por áreas, para uma check-list de preparação de auditorias:
• Contabilidade: Balanço, Demonstração de Resultados, Balancetes, ...
• Bancos: extratos, reconciliações, confirmações, ...
• Clientes/Fornecedores: contas correntes, faturas, recibos, ...
• Recursos Humanos: contratos de trabalho, recibos de vencimento, processamento mensais, DMR, mapas de férias, ...
• Fiscalidade: Modelo 22, IES, IVA, retenções na fonte, comprovativos de pagamento, ...
• Legais: certidão permanente, atas de assembleias, contratos relevantes, ...
• Conciliações atualizadas: bancos, fornecedores, clientes, contas correntes
• Comprovativos: faturas, recibos, guias de transporte, notas de crédito/débito, ...
• Licenciamento: caderneta predial do espaço, alvará de licença de utilização do espaço, licença industrial ou de turismo, contrato de arrendamento e recibos de arrendamento, contrato comodato ...
A auditoria pode falhar por uma organização documental frágil. Não corra esse risco.
4: Manter os registos atualizados
Um erro comum é deixar para “depois” a atualização de dados contabilísticos ou financeiros e até legais... O problema? Registos desatualizados geram dúvidas, atrasos e inconsistências, que podem comprometer o resultado da auditoria. Para qualquer tipo de auditoria é indispensável uma atualização constante.
5: Revisão dos processos internos
Uma boa auditoria e controlo interno depende de processos bem definidos, para demonstrar transparência, confiança e rigor.
É crucial reforçar:
• Que os procedimentos internos estão documentados e atualizados
• Que existem funções e responsabilidades claramente definidas
• Que os registos contabilísticos são consistentes e conciliados
• Que existe um controlo criterioso de inventários (quando aplicável)
• Que as reconciliações bancárias e de contas correntes estão concluídas
• Que todas as obrigações fiscais e contributivas são cumpridas
• Que existe controlo de acessos a informação e sistemas
• Que existem políticas comerciais bem definidas
Processos mal definidos levam a falhas que os auditores não ignoram.
6: Comunicar com a equipa
Uma auditoria interna ou externa exige colaboração. Envolva os departamentos da empresa de contabilidade, financeiro, compras, comercial, logística, RH, Marketing e produção (se aplicável). A falta de alinhamento interno pode comprometer todo o processo numa auditoria.
7: Realização de uma pré-auditoria
Também chamada de auditoria prévia ou prospectiva, esta etapa permite detetar e corrigir falhas antes da auditoria oficial. É uma prática recomendada para empresas que procuram reduzir custos e ganhar eficiência na auditoria principal.
8: Preparação de respostas para os auditores
Os Auditores são meticulosos. Questões como “Porque não foi lançada esta fatura?” ou “Onde está o registo deste ativo?” são comuns. Ter respostas prontas e explicações detalhadas facilita todo o processo e é essencial para uma auditoria tranquila.
9: Atualização das políticas de compliance
A conformidade legal não é opcional. As políticas de compliance devem assegurar o alinhamento permanente com a legislação nacional e europeia, reforçando a cultura de ética, transparência e responsabilidade nas organizações. Uma política de compliance atualizada garante confiança, reduz vulnerabilidades legais e fortalece a credibilidade da empresa perante clientes, parceiros e entidades reguladoras.
Atualize:
1. Políticas de compliance – ESG (entre outras...)
• Código de Ética e Conduta alinhado com as boas práticas
• Políticas de sustentabilidade ambiental (redução de resíduos, consumo energético, emissões de CO₂)
• Procedimentos de responsabilidade social (igualdade de género, diversidade, condições de trabalho justas)
• Políticas de gestão de riscos com foco em conformidade legal, ética e ambiental
2. Políticas de Compliance – RGPD (entre outras...)
• Política de Proteção de Dados Pessoais conforme o Regulamento (UE) 2016/679 e a Lei n.º 58/2019 (execução do RGPD em Portugal)
• Plano de resposta a incidentes e violações de dados, incluindo notificação à CNPD no prazo de 72h
• Nomeação de Encarregado de Proteção de Dados (DPO), obrigatório em setores regulados (financeiro, saúde, educação, etc.)
• Formação regular dos colaboradores em proteção de dados e privacidade
Ignorar esta parte pode implicar coimas, danos de reputação e incumprimento legal.
10: Registar cada passo
Durante todo o processo, mantenha registos detalhados. Facilita futuras auditorias à empresa e contribui para a melhoria contínua dos processos.
Evite estes erros comuns
🔻 Não subestimar o tempo necessário — auditorias bem-sucedidas são fruto de preparação antecipada e atempada.
🔻 Falta de comunicação interna — departamentos desalinhados geram falhas e atrasos nas auditorias que são caras para a empresa.
🔻 Desorganização documental — um ficheiro perdido pode levantar suspeitas desnecessárias
🔻 Desconhecimento dos tipos de auditoria — cada uma tem requisitos específicos, e tratá-las da mesma forma pode comprometer a eficácia.
Uma auditoria bem preparada melhora a sua eficácia e resultados, aumenta a confiança dos stakeholders e protege a sua empresa contra riscos financeiros e legais.
Com a orientação certa, pode transformar um processo exigente numa mais-valia estratégica.
Precisa de apoio para preparar a sua auditoria? Fale connosco hoje e comece já a preparar a sua próxima auditoria num processo simples, organizado e sem surpresas.